Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich – Einführung und Bedeutung für den Mittelstand

In einer sich rasant digitalisierenden Welt steht der Mittelstand vor der Herausforderung, sich kontinuierlich anzupassen und zu modernisieren. Ein zentrales Element dieser Transformation ist die E-Rechnung. 

Laut dem Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums soll die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte ab dem 1. Januar 2025 in Kraft treten. Dieser Schritt zielt darauf ab, unternehmerische Prozesse bei der Rechnungsverarbeitung zu vereinfachen und den Bürokratieabbau voranzutreiben. Eine E-Rechnung wird als Rechnung definiert, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. 

Die Bedeutung der E-Rechnung
Die E-Rechnung ist mehr als nur eine digitale Version einer Papierrechnung. Sie ist ein strukturiertes, standardisiertes Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Dies kann von der Bestellung über die Lieferung bis hin zur Bezahlung reichen, wodurch der gesamte Prozess effizienter und transparenter wird. In Deutschland existieren zwei Standards bzw. Spezifikationen. 

Tiefere Einblicke in XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung ist ein rein XML-basiertes semantisches Datenmodell. Es wurde vom Koordinierungsrat für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats entwickelt. XRechnung definiert ein festes Set von Daten, das in einer elektronischen Rechnung enthalten sein muss, und legt fest, wie diese Daten strukturiert und formatiert sein sollen. Es handelt sich um ein reines Datenformat ohne visuelle Darstellung, das den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Der Standard wurde entwickelt, um eine einheitliche Umsetzung der Anforderungen öffentlicher Auftraggeber an eine elektronische Rechnungsstellung zu ermöglichen. Er wird zur Übertragung von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes sowie teilweise an Länder und Kommunen eingesetzt.

ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein für Menschen lesbares PDF enthält.  Es wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt und basiert ebenfalls auf der europäischen Norm EN 16931 und der Richtlinie 2014/55/EU. Zusätzlich werden die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005-3:2012 [PDF A-3] ab ZUGFeRD 2.0 berücksichtigt. Das Besondere an ZUGFeRD ist, dass es sowohl von Maschinen verarbeitet als auch von Menschen gelesen werden kann, was es besonders flexibel und vielseitig einsetzbar macht. Das integrierte PDF sorgt dafür, dass auch Unternehmen, die noch nicht vollständig digitalisiert sind, die Rechnung problemlos verarbeiten können. Mittels OCR-Erkennung können viele Unternehmen auch PDF-Rechnungen digital verarbeiten. In der aktuellen Version erfüllt eine Rechnung nach dem ZUGFeRD Standard ebenfalls die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber an eine E-Rechnung.

Übertragung und Archivierung
Die Übertragung von E-Rechnungen kann über verschiedene Kanäle erfolgen, darunter E-Mail, Webportale oder elektronische Datenaustauschverfahren (EDI). Unabhängig vom Übertragungsweg müssen E-Rechnungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen über einen Zeitraum von 10 Jahren archiviert werden. Dabei ist zu gewährleisten, dass die Rechnungen während dieses Zeitraums unverändert und jederzeit verfügbar sind.

Signatur und Authentizität
Um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer E-Rechnung zu gewährleisten, kann diese mit einer elektronischen Signatur versehen werden. In Deutschland ist dies jedoch nicht zwingend erforderlich. Stattdessen können Unternehmen auch andere Verfahren nutzen, um die Echtheit und Unversehrtheit zu gewährleisten, beispielsweise durch innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Kontrollprozess zwischen Rechnung und Leistung schaffen.

Chancen, Herausforderungen und die Zukunft der E-Rechnung im Mittelstand
Die Einführung der E-Rechnungspflicht kann zu einer erheblichen Effizienzsteigerung führen. Durch die Digitalisierung des Rechnungswesens können Prozesse automatisiert, optimiert und somit beschleunigt werden. Häufig wird eine sogenannte OCR-Erkennung für das Auslesen der Informationen auf einer PDF-Rechnungen verwendet. Durch die OCR-Erkennung kann es bei der Erkennung und Nachbearbeitung von Daten zu Fehlern kommen. Wohingegen die strukturierte XML-Datei direkt ohne zusätzliche OCR-Erkennung verarbeitet kann. Diese direkte Verarbeitung führt zu einer Zeit- und Kostenersparnis. Zusätzlich können manuelle Eingabefehler, die bei der Übertragung von Papierrechnungen auftreten können, minimiert werden. Zudem schont der Verzicht auf Papierrechnungen Ressourcen und reduziert den CO2-Fußabdruck des Unternehmens. Ein weiterer Vorteil ist die schnellere Zahlungsabwicklung durch den digitalen Rechnungsversand, was zu einem verbesserten Cashflow führen kann.

Herausforderungen und wie man sie meistert
Die Implementierung der E-Rechnung ist nicht ohne Herausforderungen. Dazu gehören die Anpassung bestehender Systeme, die Schulung von Mitarbeitern und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Es ist wichtig, diese Herausforderungen proaktiv anzugehen. Im Vorfeld sollten die internen Prozesse bekannt sein und dokumentiert.

0. Prozessaufnahme und -dokumentation: Die vorhandenen Prozesse sollten regelmäßig überprüft und dokumentiert werden. Im Zuge der Einführung der E-Rechnung kann es sinnvoll sein eine Prozessaufnahme durchzuführen. Der BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) Standard hilft dabei die Prozesse strukturiert und visuell darzustellen. Die Dokumentation der Prozesse kann zur Optimierung, Schulung und Kontrolle eingesetzt werden.

1. Planung und Strategieentwicklung: Unternehmen sollten eine klare Strategie für die Implementierung der E-Rechnung entwickeln. Dies beinhaltet die Auswahl des richtigen Formats, die Bestimmung des Zeitpunkts der Umstellung und die Identifizierung der notwendigen Ressourcen.

2. Mitarbeiterschulung: Die Einführung der E-Rechnung erfordert eine Anpassung der Arbeitsprozesse. Schulungen können helfen, Mitarbeiter auf die Veränderungen vorzubereiten und sicherzustellen, dass sie die Vorteile der E-Rechnung voll ausschöpfen können.

3. Datenschutz: Bei der Implementierung der E-Rechnung müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie die Datenschutzbestimmungen einhalten. Dies könnte durch den Einsatz von Verschlüsselungstechnologien und sicheren Übertragungsmethoden erreicht werden.

Fazit
Die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich bietet dem Mittelstand enorme Chancen. Die technischen Grundlagen der E-Rechnung in Deutschland sind geprägt von standardisierten Formaten, klaren Übertragungs- und Archivierungsrichtlinien sowie Mechanismen zur Gewährleistung von Echtheit und Unversehrtheit. Durch die Digitalisierung von Rechnungsprozessen können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Kosten senken und ihre Wettbewerbsposition stärken. Es ist jedoch wichtig, die Umstellung strategisch anzugehen und die notwendigen Ressourcen bereitzustellen, um die Vorteile der E-Rechnung voll auszuschöpfen.