Vorsteuervergütungsverfahren: Neue Anforderungen ab 2026 und was Unternehmen jetzt beachten sollten

Unternehmen mit grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen zahlen regelmäßig Umsatzsteuer im Ausland – etwa für Messeauftritte, Geschäftsreisen oder den Bezug von Dienstleistungen. Über das Vorsteuervergütungsverfahren können diese Vorsteuerbeträge unter bestimmten Voraussetzungen zurückgefordert werden.

Mit Wirkung zum 1. Januar 2026 wurden die Regelungen für das Vorsteuervergütungsverfahren durch eine Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung sowie ein BMF-Schreiben vom 2. Juni 2026 an die fortschreitende Digitalisierung angepasst. Ziel der Neuregelungen ist es, das Verfahren effizienter und medienbruchfrei auszugestalten sowie die Nachweispflichten zu vereinheitlichen.

Darstellung

Das Vorsteuervergütungsverfahren ermöglicht Unternehmern, im Ausland gezahlte Umsatzsteuer erstattet zu bekommen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Innerhalb der Europäischen Union erfolgt die Antragstellung grundsätzlich elektronisch über das jeweilige Portal des Ansässigkeitsstaates. Für Unternehmer aus Drittstaaten gelten besondere Regelungen.

Die zum 1. Januar 2026 in Kraft getretenen Änderungen betreffen insbesondere Unternehmer, die nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässig sind und einen Vergütungsantrag beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) stellen.

Im Mittelpunkt steht die weitere Digitalisierung des Verfahrens. Nachweise sind künftig grundsätzlich in digitaler Form bereitzustellen. Die bisher erforderliche Übersendung umfangreicher Papierunterlagen wird weitgehend durch elektronische Dokumente ersetzt. Ergänzend ist dem Antrag eine detaillierte Einzelaufstellung der geltend gemachten Vorsteuerbeträge beizufügen. Dadurch soll die Bearbeitung durch das BZSt erleichtert und beschleunigt werden.

Die wichtigsten Änderungen ab 2026

Die Neuregelungen bringen mehrere praxisrelevante Erleichterungen mit sich.

Ein wesentlicher Schritt ist die vollständige Digitalisierung der Nachweiserbringung. Rechnungen und Einfuhrbelege werden grundsätzlich über das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern hochgeladen. Nur in begründeten Ausnahmefällen ist eine Übermittlung auf einem Speichermedium vorgesehen.

Darüber hinaus wurde ein Schwellenwert von 250 Euro eingeführt. Rechnungen oder Einfuhrbelege müssen grundsätzlich nur noch dann mit dem Antrag eingereicht werden, wenn der Gesamtbetrag des jeweiligen Belegs diesen Betrag übersteigt. Kleinbetragsrechnungen – etwa für Taxifahrten oder Fahrkarten des öffentlichen Personennahverkehrs – sind nur auf ausdrückliche Anforderung des Bundeszentralamts für Steuern vorzulegen. Dies reduziert den administrativen Aufwand insbesondere bei einer Vielzahl kleinerer Belege erheblich.

Neu ist außerdem, dass auch Unternehmerbescheinigungen künftig in digitaler Form übermittelt werden können. Das BZSt behält sich allerdings vor, im Einzelfall die Vorlage der Originalunterlagen anzufordern. Gleichzeitig wurden die Regelungen für Unternehmer aus Drittstaaten weitgehend an die bereits geltenden Vorschriften für in der Europäischen Union ansässige Unternehmer angepasst. Dadurch entsteht ein einheitlicheres und transparenteres Verfahren.

Praxisrelevanz

Für international tätige Unternehmen bedeuten die Neuerungen vor allem eine Vereinfachung der Antragstellung. Der geringere Umfang einzureichender Belege und die digitale Übermittlung können den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren.

Gleichzeitig steigen jedoch die Anforderungen an eine ordnungsgemäße digitale Belegorganisation. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sämtliche Rechnungen vollständig digital archiviert werden und jederzeit elektronisch verfügbar sind. Ebenso empfiehlt es sich, bereits während des Jahres die erforderlichen Unterlagen strukturiert zusammenzustellen, damit Erstattungsanträge fristgerecht und vollständig eingereicht werden können.

Besondere Aufmerksamkeit verdient weiterhin die Prüfung, ob das Vorsteuervergütungsverfahren überhaupt anwendbar ist. Führt ein Unternehmen im Erstattungsstaat steuerpflichtige Umsätze aus, kann stattdessen eine umsatzsteuerliche Registrierung erforderlich sein. In diesen Fällen erfolgt der Vorsteuerabzug regelmäßig nicht über das Vergütungsverfahren, sondern im Rahmen der dortigen Umsatzsteuererklärung.

Fazit

Die Änderungen zum 1. Januar 2026 stellen einen weiteren Schritt zur Digitalisierung des Vorsteuervergütungsverfahrens dar. Insbesondere die elektronische Nachweisführung, die Einführung des 250-Euro-Schwellenwerts für einzureichende Rechnungen sowie die Vereinheitlichung der Verfahrensvorschriften schaffen spürbare Erleichterungen für international tätige Unternehmen.

Trotz der Vereinfachungen bleibt das Verfahren formal anspruchsvoll. Unternehmen sollten ihre Prozesse für die digitale Belegverwaltung und die Vorbereitung von Vergütungsanträgen überprüfen und frühzeitig sicherstellen, dass sämtliche gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Eine sorgfältige Planung hilft dabei, Erstattungsansprüche effizient durchzusetzen und unnötige Verzögerungen zu vermeiden.