BMF-Schreiben bestätigt: Ab 01.01.2025 gilt die E-Rechnung für alle Unternehmen und NPOs!

Mit dem neuen BMF-Schreiben vom 14.10.2024 wurde die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) verbindlich geregelt. Alle Organisationen und Unternehmen sind ab Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Dieses Schreiben enthält wesentliche Änderungen und Klarstellungen zur E-Rechnung, die insbesondere für gemeinnützige Organisationen und Vereine relevant sind:

Verpflichtung zum E-Rechnungsempfang:

Ab dem 01.01.2025 müssen alle inländischen Unternehmen, inklusive gemeinnütziger Organisationen und Vereine, in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dies ist ein entscheidender Schritt zur Digitalisierung und Vereinfachung der Verwaltungsprozesse und hat auch für NPOs weitreichende Folgen.

Juristische Personen, die keine unternehmerische Tätigkeit ausüben, können vom leistenden Unternehmer eine E-Rechnung erhalten, sofern sie zuvor dem Empfang zugestimmt haben.

Wichtige Übergangsregelungen und Ausnahmen

• Keine Übergangsregelung für den Rechnungsempfang: Alle Organisationen müssen ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können.

• Verlängerte Nutzung von Papierdokumenten: Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierdokumente oder andere elektronische Formate verwendet werden.

• Ausnahmen: Für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie für bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG gelten besondere Regelungen.

• Verlängerte Übergangsfrist für kleine Organisationen: Kleine Organisationen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen bis Ende 2027 alternative Rechnungsformate wie PDFs verwenden.

Konsequenzen bei Nichteinhaltung

Die korrekte Verwendung der E-Rechnung ist entscheidend, da der Vorsteuerabzug bei falscher Rechnungsform (Papier statt elektronisch) gefährdet ist. Allerdings bestehen Möglichkeiten zur Korrektur und Kulanzregelungen.

E-Rechnungen sind zudem in ihrer originalen digitalen Form zu bewahren, da eine reine Ablage in Papierform nicht genügt.

Schritte zur Vorbereitung

1. Prüfung der Betroffenheit: Prüfen Sie, wie und in welchem Umfang Ihre Organisation von der E-Rechnungspflicht betroffen ist.

2. Technische Vorbereitung: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Systeme E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

3. Schulungen: Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter auf den Umgang mit E-Rechnungen vor und machen Sie mit den neuen Prozessen vertraut.

4. Anpassung der Software: Wählen Sie geeignete Softwarelösungen, die die E-Rechnungsprozesse unterstützen.

5. Übergangsfristen: Berücksichtigen Sie die geltenden Übergangsfristen, vor allem wenn Ihre Organisation unter die Kleinunternehmerregelung fällt.

Nutzen Sie die verbleibende Zeit bis Januar 2025, um sich auf die E-Rechnung vorzubereiten und sicherzustellen, dass Ihre Organisation die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Falls Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.